SISTEMATIZAR PROCESOS PARA CRECER

A pesar de los evidentes avances tecnológicos y de los desarrollos de sistemas cada vez más accesibles, todavía hay emprendedores que dejan en segundo plano la sistematización de procesos para sus respectivas organizaciones.

Muchos comerciantes o emprendedores continúan reflejando sus ventas o sus estadísticas en planillas excel o mediante herramientas que demandan más trabajo 'manual'. Si bien eso les sigue funcionando, deben comprender que actualmente hay métodos mucho más ágiles y eficientes que les permitirá liberarse de esa tediosa tarea.


SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS = CRECIMIENTO

Si bien tu organización ya realiza los procesos necesarios para llevar a cabo las actividades, los hace de manera más manual, lo cual requiere de más tiempo, más esfuerzo y los resultados son menos precisos. Por lo tanto es muy importante trabajar en definir esos procesos y optimizarlos para un mayor rendimiento.

La no sistematización genera un desgaste físico y mental. Te obliga a tener más capital humano trabajando debido a que los procesos son mucho más manuales.

Una vez que tengas los procesos de tu empresa sistematizados, podrás delegar y automatizar la mayoría de las actividades y eso te dará más tiempo libre para enfocarte en nuevas ideas o en un crecimiento más fluído.

Los sistemas ayudarán a tu compañía a:
-Liberar tiempo: Podrás enfocarte en otras cuestiones.
-Profesionalizarte: Los clientes percibirán mayor profesionalismo de tu emprendimiento.
-Asegurar resultados: No tendrás más olvidos o errores involuntarios que pueden generarte problemas más grandes.
-Mayor control: Tendrás estadísticas y datos más precisos y de manera más rápida, los cuales se podrán analizar para detectar fallas y tomar medidas al respecto.

¿Es fácil la implementación de nuevos sistemas?
¡Claro que no! Es un proceso que requiere de diversos análisis, investigaciones, capacitaciones y adaptaciones (o nuevos desarrollos). Sistematizar es algo muy amplio ya que existen muchos procesos distintos que se pueden hacer adentro de una organización. Pero es mejor invertir tiempo y dinero en hacerlo lo antes posible, porque mientras más grande es una compañía, más difícil es sistematizar todo y menos control de las cosas se tiene.

Se debe comprender, entonces, que el software no es un gasto, sino una inversión.


Aunque no siempre es posible, lo ideal es comenzar a sistematizar procesos desde el principio. A medida que la empresa va creciendo, cada vez es más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas metodologías de trabajo. Si creamos una compañía desde cero, tenemos la oportunidad perfecta para empezar un proyecto lo más estructurado posible.

Sin embargo, el desafío más habitual es intentar mejorar algo que ya está funcionando. En este caso, se puede aprovechar la experiencia de todo el equipo para identificar los puntos débiles de los diferentes procesos e intentar generar nuevos protocolos con los que se obtengan mejores resultados, con los mismos recursos o -si es posible- menos. Para ello, la planificación y ejecución es muy importante, pero no hay que descuidar la evaluación. El fin de sistematizar procesos en tu empresa es mejorar la eficiencia y la calidad, y para conseguir este objetivo se necesita evaluar los cambios implementados, para así realizar las modificaciones necesarias sobre los protocolos que no estén generando el resultado esperado.

Por otra parte, es clave fortalecer las vías de comunicación entre los trabajadores, los directores de área y los gerentes. De este modo, se pueden aplicar de forma coordinada los cambios y -a la vez- se mantienen abiertos los canales de diálogo para evaluar sus resultados.